1) TITOLARI, RUOLI E CONTITOLARITÀ

I dati trattati tramite RistoBOT (prenotazioni, ordini, iscrizioni QR, chatbot, automazioni) sono trattati in regime di contitolarità ai sensi dell'art. 26 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR"): i due soggetti indicati qui sotto determinano congiuntamente le finalità e i mezzi di alcuni dei trattamenti descritti in questa informativa.

Essenza dell'accordo di contitolarità — chi fa cosa. Ai sensi dell'art. 26.2 GDPR, i contitolari si sono ripartiti gli obblighi come segue:

• EasyPixel S.r.l. progetta e mantiene la piattaforma, gestisce l'infrastruttura tecnica e l'hosting, adotta e mantiene le misure di sicurezza di cui all'art. 32 GDPR, definisce i tempi e le modalità tecniche di conservazione e cancellazione, tiene il registro dei trattamenti per la parte di propria competenza, istruisce e vincola i responsabili del trattamento, gestisce operativamente le richieste di esercizio dei diritti e gestisce l'eventuale notifica di violazione dei dati all'Autorità e agli interessati.
• Il RISTORATORE decide quali funzioni della piattaforma attivare nel proprio locale, raccoglie e conserva i consensi presso i propri punti di contatto, definisce i contenuti e la frequenza delle iniziative commerciali rivolte alla propria clientela, verifica l'esattezza e l'aggiornamento dei dati che inserisce, gestisce il rapporto diretto con il cliente e resta l'unico titolare delle finalità di ristorazione e di rapporto commerciale con lo stesso.
• Congiuntamente, i contitolari definiscono le finalità di gestione degli ordini e delle prenotazioni, di fidelizzazione e — ove attivate con il tuo consenso — di marketing diretto e profilazione.

Il contenuto essenziale dell'accordo di contitolarità è riportato in questo articolo; il testo integrale dell'accordo è disponibile su richiesta scrivendo a [email protected].

Una precisazione necessaria. I dati personali non formano oggetto di proprietà né di comproprietà: non appartengono al RISTORATORE né a EasyPixel. La contitolarità riguarda esclusivamente la determinazione congiunta delle finalità e dei mezzi del trattamento e la corrispondente ripartizione di responsabilità, e non attribuisce ad alcuno dei contitolari un diritto dominicale sui dati, che restano riferiti alla tua persona e soggetti ai diritti descritti al §15.

2) MODALITÀ DI RACCOLTA DEI DATI

I dati possono essere raccolti tramite:

• Modulo digitale via QR code al tavolo.
• Menu digitale e checkout per l'asporto.
• Chatbot telefonico (centralino AI) o WhatsApp.
• Form web o social media integrati con RistoBOT.
• Modulo WiFi con autenticazione.
• Prenotazioni via link, sito del ristorante o terze piattaforme.
• Sistemi di cassa integrati e gestionali esterni.

Le ultime due voci non prevedono un conferimento diretto da parte tua: in quei casi si applica quanto descritto al §3.

3) DATI RACCOLTI PRESSO TERZI

Una parte dei dati può non essere fornita direttamente da te, ma pervenire da soggetti terzi. In questo caso l'informativa dovuta è quella dell'art. 14 GDPR, che rendiamo qui.

Da dove arrivano. Le fonti possibili sono: i sistemi di cassa e i gestionali esterni utilizzati dal RISTORATORE, le piattaforme di prenotazione e di delivery di terze parti, i portali di recensione e i canali social integrati con RistoBOT, e — quando il RISTORATORE ne dispone legittimamente — i propri archivi clienti preesistenti. Le fonti sono di norma pubblicamente accessibili solo nel caso dei portali di recensione.

Quali categorie. Dati identificativi (nome, cognome), dati di contatto (email, telefono), dati della prenotazione o della consumazione (data, orario, numero di coperti, importo, prodotti). Non riceviamo da terzi categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR.

Quando ti informiamo. Entro un mese dall'acquisizione, oppure — se anteriore — al momento della prima comunicazione rivolta a te (art. 14.3 GDPR). Puoi in ogni momento chiedere l'indicazione puntuale della fonte specifica da cui provengono i tuoi dati scrivendo a [email protected].

Cosa non facciamo. La provenienza da una fonte terza non costituisce né sostituisce un consenso. I dati acquisiti presso terzi non vengono utilizzati per marketing diretto o profilazione se non dopo aver raccolto da te un consenso specifico secondo le modalità del §6.

4) FINALITÀ, BASI GIURIDICHE E NATURA DEL CONFERIMENTO

I dati raccolti possono comprendere: nome, cognome, email, telefono, preferenze, dati di prenotazione e di ordine, comportamento di consumo, messaggi WhatsApp e risposte generate dai sistemi automatici.

La tabella seguente indica, per ciascuna finalità, la base giuridica, se il conferimento sia obbligatorio o facoltativo e cosa accade se rifiuti.

I dati sono trattati nel rispetto del principio di minimizzazione: raccogliamo solo ciò che serve alla finalità dichiarata.

5) TEMPI DI CONSERVAZIONE

Ogni categoria di dati ha un proprio termine di conservazione. Quando un dato è utilizzato per più finalità, si applica il termine più lungo tra quelli previsti, ma solo per la finalità che lo giustifica: cessata quella, il dato viene cancellato o reso anonimo.

Alla scadenza i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile. La revoca del consenso anticipa la scadenza per le finalità che su quel consenso si fondano, con gli effetti descritti al §16.

6) MAPPA DEI CONSENSI E DELLE FINALITÀ

Nei moduli di RistoBOT trovi alcune caselle di spunta. Ognuna corrisponde a un trattamento distinto, con una propria base giuridica e una propria durata. Sono tutte separate: puoi spuntarne una, tutte o nessuna.

Le caselle non sono mai pre-spuntate e il consenso non si desume mai dal silenzio, dall'inattività o dalla semplice prosecuzione della navigazione. Ogni consenso è revocabile in autonomia dagli altri, con le modalità del §16.

7) PERIMETRO DEL CONSENSO

I consensi che presti valgono esclusivamente per il locale presso il quale li hai prestati e per EasyPixel S.r.l. nella sua qualità di contitolare di quel singolo trattamento. Non esistono un archivio unico né un profilo condiviso tra i ristoranti che utilizzano RistoBOT.

In concreto: se ti registri presso il locale A, il locale B non ha accesso ai tuoi dati, non può contattarti e non vede il tuo storico. Per ricevere comunicazioni dal locale B occorre un nuovo e distinto consenso, prestato presso quel locale.

EasyPixel S.r.l. non utilizza i dati raccolti per conto di un locale per finalità di marketing di un altro locale, né per proprie finalità promozionali, né li aggrega in un profilo unico che ti segua da un ristorante all'altro. L'unica elaborazione trasversale ammessa riguarda i dati resi anonimi secondo il §13, che per definizione non sono più riferibili a una persona.

8) STORICO ORDINI E COLLEGAMENTO RETROATTIVO

Quando invii il tuo primo ordine dal menu digitale, e solo in quel momento, viene salvato sul tuo dispositivo un codice casuale (risto0333748539:history_order_token). Il codice non contiene il tuo nome, la tua email o il tuo numero: serve unicamente a riconoscere che gli ordini provenienti da quel dispositivo appartengono alla stessa sessione d'uso, così da permetterti di ritrovarli e di ripeterli. È diverso per ogni ristorante e dura 180 giorni dall'ultimo ordine.

Finché resta scollegato, il codice ha natura puramente funzionale: non è associato ad alcun nominativo, non alimenta alcun profilo e non viene utilizzato per finalità commerciali.

Base giuridica e durata. Consenso (art. 6.1.a GDPR); 12 mesi dall'ultima interazione, rinnovabili con un nuovo utilizzo del servizio.

Cosa succede se revochi. La revoca produce lo scollegamento: entro 30 giorni il legame tra il codice del dispositivo e il tuo nominativo viene rimosso in modo definitivo, il profilo di consumo costruito su quel collegamento viene cancellato e la profilazione cessa. Gli ordini restano nei nostri sistemi come sole registrazioni di transazione, per il tempo e per le finalità indicati al §5 (gestione del servizio e obblighi fiscali), e non vengono più utilizzati per proporti offerte. Se desideri la cancellazione integrale, e non il solo scollegamento, puoi chiederla ai sensi dell'art. 17 GDPR: procederemo per tutto ciò che non sia coperto da un obbligo di legge.

Puoi inoltre eliminare il codice in qualsiasi momento cancellando i dati del sito dal tuo browser: perderai lo storico su quel dispositivo, ma potrai continuare a ordinare normalmente. Il dettaglio tecnico è descritto nella Cookie Policy del menu digitale.

9) CANALE WHATSAPP

WhatsApp è uno dei canali attraverso cui RistoBOT comunica con te. È necessario distinguere due tipi di messaggi, perché hanno basi giuridiche diverse.

Messaggi di servizio. L'invio del buono che hai richiesto, la conferma di una prenotazione, il promemoria dell'appuntamento, lo stato di un ordine e le risposte alle tue richieste costituiscono esecuzione del contratto o di misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR). Non sono marketing e non richiedono un consenso separato: sono la prestazione stessa che hai chiesto.

Messaggi promozionali. Le offerte non sollecitate, le novità del menu, gli inviti a eventi e le campagne periodiche sono marketing diretto e richiedono il tuo consenso preventivo, specifico e distinto (art. 6.1.a GDPR e art. 130 del D.Lgs. 196/2003). Senza quel consenso non li riceverai, e ciò non pregiudica in alcun modo la ricezione dei messaggi di servizio.

Come ti opponi. Puoi interrompere i messaggi promozionali in qualsiasi momento rispondendo STOP a qualunque messaggio ricevuto. L'interruzione è gratuita, non richiede motivazione ed è efficace immediatamente, e comunque entro 48 ore. In alternativa puoi scrivere a [email protected] o direttamente al RISTORATORE. La revoca del consenso promozionale non interrompe i messaggi di servizio relativi a richieste che hai in corso.

Chi è coinvolto tecnicamente. L'invio avviene tramite la WhatsApp Business API, gestita da Meta Platforms Ireland Ltd. I riflessi in termini di destinatari e di trasferimenti extra UE sono descritti ai §11 e §12.

10) CHATBOT AI, MARKETING AUTOMATION E DECISIONI AUTOMATIZZATE

RistoBOT impiega tecnologie di intelligenza artificiale per:

• ricevere e gestire automaticamente le prenotazioni vocali o testuali;
• inviare conferme e reminder via WhatsApp;
• attivare automazioni marketing, ove autorizzate (es. offerte mirate, coupon, notifiche evento).

Art. 22 GDPR. Non vengono adottate decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici nei tuoi confronti o che incidano in modo analogo significativamente sulla tua persona ai sensi dell'art. 22.1 GDPR.

La profilazione, quando attivata con il tuo consenso, ha come unico effetto la selezione dei contenuti commerciali che ti vengono proposti. Non determina esclusioni dal servizio, non limita l'accesso a prestazioni o promozioni disponibili per gli altri clienti, non incide sul prezzo dei prodotti che acquisti e non produce alcuna conseguenza pregiudizievole. Chi non presta il consenso riceve le medesime prestazioni, con proposte non personalizzate.

In ogni caso puoi richiedere l'intervento di un operatore umano, esprimere la tua opinione, contestare l'esito e ottenere la disattivazione delle funzionalità automatizzate, scrivendo ai recapiti del §15.

11) DESTINATARI DEI DATI

I tuoi dati possono essere comunicati ai soggetti indicati di seguito, ai sensi dell'art. 13.1.e GDPR. I fornitori che operano per nostro conto sono nominati responsabili del trattamento con contratto ai sensi dell'art. 28 GDPR e sono vincolati a istruzioni documentate.

I dati non sono in alcun caso oggetto di diffusione, cioè non vengono resi conoscibili a soggetti indeterminati. L'elenco aggiornato e nominativo dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta scrivendo a [email protected].

12) TRASFERIMENTO DATI EXTRA UE

I dati raccolti tramite RistoBOT sono conservati su server ubicati nell'Unione Europea.

Vi è però un'eccezione strutturale. L'utilizzo del canale WhatsApp comporta il coinvolgimento di Meta Platforms Ireland Ltd., stabilita in Irlanda, la quale può a sua volta trasferire dati verso Meta Platforms, Inc. e altre società del gruppo negli Stati Uniti d'America. Il trasferimento è quindi possibile ogni volta che comunichi con il RISTORATORE tramite quel canale.

Su quali garanzie si fonda. Il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023 relativa al EU-U.S. Data Privacy Framework, cui Meta aderisce, e — in via ulteriore e sussidiaria — sulle Clausole Contrattuali Tipo adottate con decisione di esecuzione (UE) 2021/914, accompagnate dalle misure supplementari applicabili. Puoi ottenere copia delle garanzie adottate scrivendo a [email protected].

Se preferisci evitare del tutto questo trasferimento, puoi chiedere di essere contattato su un canale alternativo (email o telefono) scrivendo ai recapiti del §15.

Qualora in futuro si rendesse necessario il ricorso ad altri fornitori extra UE, saranno selezionati soggetti coperti da una decisione di adeguatezza oppure vincolati da Clausole Contrattuali Tipo, previa valutazione d'impatto sul trasferimento.

13) DATI ANONIMIZZATI E REPORTISTICA

EasyPixel S.r.l. utilizza dati resi anonimi per finalità statistiche, di miglioramento degli algoritmi e di benchmark di settore, e può conservarli anche oltre la durata del contratto con il RISTORATORE. Poiché questa facoltà si regge interamente sull'effettiva anonimizzazione, ne descriviamo il procedimento.

Come anonimizziamo. Il processo è applicato in quattro passaggi cumulativi:

• Rimozione degli identificativi diretti — nome, cognome, email, numero di telefono, identificativo cliente e ogni altro riferimento nominativo vengono eliminati, non oscurati.
• Rimozione degli identificativi indiretti e tecnici — token dello storico ordini, identificativi di dispositivo e di sessione, indirizzi IP e riferimenti di precompilazione vengono eliminati; viene rimossa anche la marca temporale puntuale, sostituita da una fascia.
• Aggregazione con soglia minima — i dati residui vengono aggregati per fasce (fascia oraria, categoria di prodotto, fascia di spesa, giorno della settimana) e ogni risultato è prodotto solo su gruppi che raggiungono una numerosità minima predefinita, in modo che nessun valore possa riferirsi a un singolo individuo o a un gruppo abbastanza piccolo da renderlo riconoscibile.
• Irreversibilità — non viene conservata alcuna chiave di corrispondenza, tabella di re-identificazione, hash reversibile o dato ponte che consenta di risalire dal risultato aggregato alla persona. L'operazione non è reversibile nemmeno da EasyPixel S.r.l. e nemmeno con l'ausilio delle altre informazioni in suo possesso.

Solo quando tutti e quattro i passaggi sono soddisfatti il risultato cessa di essere un dato personale ai sensi dell'art. 4.1 GDPR e del considerando 26, e può pertanto essere conservato senza limiti di tempo e senza necessità di una base giuridica.

14) MINORI

Il servizio non è destinato ai minori di 14 anni. In Italia, l'art. 2-quinquies del D.Lgs. 196/2003, in attuazione della facoltà riconosciuta dall'art. 8 GDPR, fissa in 14 anni l'età a partire dalla quale il minore può prestare validamente il consenso in relazione ai servizi della società dell'informazione.

Se hai meno di 14 anni non registrarti, non compilare i moduli e non lasciare i tuoi dati. Al di sotto di tale età il consenso deve essere prestato o autorizzato da chi esercita la responsabilità genitoriale.

Non raccogliamo consapevolmente dati di minori di 14 anni e non svolgiamo attività di marketing o profilazione a essi rivolte. Se un genitore, un tutore o chiunque altro rileva che dati di un minore di 14 anni sono stati conferiti senza valida autorizzazione, può segnalarlo a [email protected]: provvederemo alla cancellazione senza ingiustificato ritardo.

15) DIRITTI DELL'INTERESSATO

Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR, l'INTERESSATO ha diritto a:

• accedere ai dati che lo riguardano e ottenerne copia (art. 15);
• rettificare i dati inesatti e integrare quelli incompleti (art. 16);
• ottenere la cancellazione dei dati (art. 17);
• ottenere la limitazione del trattamento (art. 18);
• ricevere i dati in formato strutturato e trasmetterli ad altro titolare (art. 20);
• opporsi al trattamento, e in particolare al marketing diretto, in qualsiasi momento e senza motivazione (art. 21);
• non essere sottoposto a decisioni interamente automatizzate con effetti significativi (art. 22, cfr. §10);
• revocare in qualsiasi momento i consensi prestati (art. 7.3, cfr. §16);
• proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato di residenza, e ricorrere all'autorità giudiziaria.

Le richieste vanno inviate a [email protected] — punto di contatto unico ai sensi del §1. L'esercizio dei diritti è gratuito.

16) COME REVOCARE I CONSENSI

Ogni consenso è revocabile in qualsiasi momento, gratuitamente, senza obbligo di motivazione e con la stessa facilità con cui è stato prestato. La tabella indica le modalità concrete per ciascun canale e l'effetto sui dati già raccolti.

Effetto sui dati già raccolti. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca stessa (art. 7.3 GDPR). Successivamente alla revoca conserviamo unicamente i dati necessari all'esecuzione del rapporto contrattuale ancora in corso, all'adempimento di obblighi di legge e all'eventuale difesa di un diritto, secondo le durate indicate al §5; tutto il resto viene cancellato o reso anonimo. Conserviamo inoltre traccia della revoca stessa, per poter dimostrare di avervi dato seguito e per non ricontattarti per errore.

17) COOKIE E DATI DI NAVIGAZIONE

Il software RistoBOT non utilizza cookie di profilazione.

Una precisazione sul consenso. La presente informativa ha natura esclusivamente informativa: non si "accetta" e non richiede alcuna adesione. Prenderne visione non equivale a prestare un consenso, né al trattamento dei dati né all'installazione di cookie. Quando un consenso è necessario, esso viene raccolto separatamente, con un'azione attiva, specifica e distinta: tramite l'apposito banner per i cookie e tramite le caselle di spunta descritte al §6 per le finalità di marketing e profilazione. Il silenzio, la prosecuzione della navigazione e la semplice consultazione di questa pagina non costituiscono in nessun caso consenso.

Dove trovi le cookie policy.

• Sito www.risto-bot.it: cookie policy dedicata.
• Menu digitale e pagine del locale: Cookie Policy del menu digitale, che descrive nel dettaglio ogni cookie e ogni strumento equivalente utilizzato.

Il cookie di precompilazione form_autofill. Nella pagina dedicata alla richiesta di un buono messo a disposizione dal RISTORATORE, se lasci i tuoi dati, viene salvato sul tuo dispositivo un cookie tecnico denominato form_autofill.

• Cosa contiene. Il cookie non contiene il tuo nome, il tuo cognome, la tua email o il tuo numero di telefono. Contiene esclusivamente un identificativo casuale, privo di significato in sé, che funge da riferimento.
• Dove stanno i dati. I dati corrispondenti sono conservati sui nostri server, in un archivio temporaneo a scadenza automatica (Redis) ospitato nell'Unione Europea, e vengono recuperati soltanto quando il tuo browser presenta quell'identificativo.
• A cosa serve. Unicamente a precompilare il modulo qualora tu voglia richiedere un ulteriore buono in futuro, evitandoti di riscrivere gli stessi dati. Non è utilizzato per profilazione né per marketing, e non è collegato al token dello storico ordini descritto al §8.
• Quanto dura. 180 giorni, sia per il cookie sul dispositivo sia per il dato corrispondente lato server, che scade automaticamente.
• Come lo elimini. Cancellando i dati del sito dal tuo browser: il riferimento si perde e la precompilazione non avviene più. Puoi inoltre chiedere la cancellazione anticipata del dato lato server scrivendo ai recapiti del §15.

1) FINALITÀ DEL TRATTAMENTO MARKETING

Previa autorizzazione esplicita e distinta, i dati forniti potranno essere utilizzati per:

• invio di newsletter e comunicazioni promozionali via email, WhatsApp o SMS;
• invio di sconti personalizzati e coupon fedeltà;
• partecipazione a eventi riservati, iniziative di loyalty e offerte geolocalizzate;
• analisi delle abitudini di acquisto per finalità di profilazione, esclusivamente automatizzate tramite algoritmi non invasivi, nei limiti descritti al §10 della sezione Privacy;
• comunicazione dei dati a partner esterni selezionati, solo previo consenso separato e alle condizioni del §4 che segue.

Sui partner esterni. I destinatari appartengono a categorie coerenti con il servizio (food, beverage, eventi, turismo, delivery). Poiché l'indicazione di sole categorie non è di per sé sufficiente a rendere il consenso informato, l'elenco nominativo e aggiornato dei partner destinatari è disponibile in qualsiasi momento su richiesta a [email protected], e ti viene fornito prima della comunicazione dei dati se lo richiedi. L'elenco è consultabile anche presso il RISTORATORE. Ogni modifica rilevante dell'elenco ti viene comunicata; l'inserimento di destinatari appartenenti a categorie diverse da quelle sopra indicate richiede un nuovo consenso e non è mai coperto da quello già prestato.

2) PROFILAZIONE E DECISIONI AUTOMATIZZATE

Le azioni di marketing possono includere attività di profilazione (art. 4.4 GDPR) attraverso l'uso di chatbot, CRM e motori di automazione, al solo fine di offrire contenuti coerenti con gli interessi espressi o dedotti (giorno abituale di visita, spesa media, ricorrenze, storico degli ordini collegato ai sensi del §8 della sezione Privacy).

Nessuna decisione basata unicamente su trattamento automatizzato produce effetti giuridici nei tuoi confronti o incide in modo analogo significativamente sulla tua persona, ai sensi dell'art. 22.1 GDPR. Si applica integralmente quanto previsto al §10 della sezione Privacy, incluso il diritto di ottenere l'intervento umano.

3) CONSENSO E FACOLTATIVITÀ

Il trattamento per finalità di MARKETING DIRETTO richiede un consenso autonomo, espresso e distinto rispetto agli altri. La base giuridica è il consenso (art. 6.1.a GDPR; art. 130 D.Lgs. 196/2003 per i canali elettronici).

La durata del consenso è di 24 mesi, rinnovabile; quella del consenso alla profilazione è di 12 mesi. Il quadro completo delle durate è al §5 della sezione Privacy.

È in ogni caso sempre possibile revocare il consenso e cancellarsi, con le modalità concrete indicate al §16 della sezione Privacy.

4) TRASFERIMENTO DATI A TERZI (OPZIONALE)

Solo con consenso facoltativo aggiuntivo e distinto, i dati potranno essere comunicati a terze aziende per finalità promozionali o commerciali. I destinatari trattano i dati in qualità di titolari autonomi e sono tenuti a rendere una propria informativa.

Riceverai comunicazioni solo da soggetti operanti nei settori indicati al §1, il cui elenco nominativo aggiornato è disponibile su richiesta. Puoi revocare il consenso in qualsiasi momento tramite il link di disiscrizione o scrivendo a [email protected]: la revoca viene comunicata anche ai destinatari cui i dati siano già stati trasmessi, ai sensi dell'art. 19 GDPR.

5) CONSERVAZIONE

I dati trattati per finalità di marketing diretto sono conservati per 24 mesi dal rilascio del consenso, salvo rinnovo. I dati relativi alla profilazione e allo storico ordini collegato sono conservati per 12 mesi dall'ultima interazione. I dati comunicati a partner esterni sono conservati per 12 mesi dal rilascio del consenso.

Questi termini sono i medesimi riportati nella tabella unica del §5 della sezione Privacy, cui si rinvia per il quadro completo, comprensivo dei termini derivanti da obblighi di legge.